市疾控中心开展档案规范化管理工作督导检查
2010-11-25 10:44:00   来源:   评论:0 点击:

为进一步加强中心档案管理,提高档案管理水平,有效的保护和利用档案,充分发挥档案在疾病预防控制工作的作用,中心制定了年内创建档案规范管理AA级等级的目标。为了掌握各科室档案整理工作进度,了解存在的困难
为进一步加强中心档案管理,提高档案管理水平,有效的保护和利用档案,充分发挥档案在疾病预防控制工作的作用,中心制定了年内创建档案规范管理“AA级”等级的目标。为了掌握各科室档案整理工作进度,了解存在的困难和问题,解答档案整理中的疑问,中心于11月23-24日组织专业人员对各科室档案整理情况进行了督导检查。督导检查情况如下:
一、工作进展
各科室均高度重视档案整理工作,安排了专人负责整理档案,大部分科室已经着手对档案进行整理,进展顺利。各科室兼职档案员都非常尽职尽责,在整理档案过程中发现问题能及时与档案管理员进行沟通,并且按照中心档案室的管理人员提出的意见和建议及时整改,保证了档案整理的质量。
1、11月底前可移交档案的科室:体检科无可利用、有保存价值的档案移交资料;预防接种门诊、卫生科、消杀科、绩效办需要移交的的资料较少,基本整理完成,可于近期移交;办公室于7月份就开始着手综合档案的整理,调配4人集中力量进行整理,2005—2009年文书档案已经整理完毕,电子目录基本录入也接近尾声。
2、11月底-12月初可移交档案的科室:财务档案和仪器设备档案,经市档案局同意,可以移交档案目录,档案由相关科室存放。因财务科及检验科需要整理电子目录,健教科需要整理影像资料、奖状奖牌等实物资料,总务科要整理部分仪器设备档案、基建档案,慢病科要整理地方病及慢病等资料,工作量较大,预计于12月初可移交。
3、12月中旬可移交档案的科室:疾控科、防艾科、血防科、检验科专业资料多,工作量大,各科室均集中人力加班加点进行档案整理,预计于12月中旬可移交。
二、存在的问题
1、卫生科、慢病科、健教科、性艾科、检验科08、09年绩效考核资料还没开始整理。
2、财务科、检验科对文件材料分类方案、归档范围、保管期限表理解不够。
3、预防接种门诊档案盒内文件材料没有去掉金属物、盒内没有备考表;检验科卷内目录、移交清单目录混淆,整理不够规范。
4、疾控科、防艾科等科室涉及的专业多、业务资料量大,绩效考核指标多,还有很多工作虽然没有被纳入分类方案、归档范围、保管期限表,但是仍然需要存档,加上接近年底,业务工作比较繁忙,档案整理工作量比较大,还需要进一步克服困难,加快工作进度。
三、下一步工作建议
1、各科室要进一步提高对档案规范管理的重视,克服困难,加大工作力度,加快工作进度,力争实现年内申报达标考核的总体目标。
2、注意绩效考核资料和实验室等级评审资料按照档案规范管理的要求,尽快整理移交。
3、各科室要进一步加强对分类方案、归档范围、保管期限表的理解和把握,按照档案规范管理的标准,保质保量完成档案的整理。
4、各科室要注意实物档案、电子资料、影像资料的收集和移交。
5、进一步加强档案管理信息化建设,实现档案信息资源共享,提高档案的利用率。
(办公室 供稿)

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